Wanneer je een onderneming start komt er veel bij kijken. Je moet je inschrijven in het Handelsregister, je dient de juiste rechtsvorm te kiezen en het is belangrijk dat je je zaken ook juridisch goed op orde hebt. In deze blog vertellen we je alles over de onderneming en wat hierbij komt kijken. Lees snel verder.

Wanneer heb je een onderneming?

De definitie van een onderneming staat niet in de wet, maar is voortgekomen uit rechtspraak. Zo gaat dat vaker in de juridische wereld. Een onderneming is “een duurzame organisatie van arbeid en kapitaal dat door deelname aan het economisch verkeer beoogt winst te behalen”. De Belastingdienst hanteert deze definitie om te bepalen of je een onderneming drijft. Dit is bijvoorbeeld belangrijk voor de inkomstenbelasting. Wanneer er iets in jouw onderneming verandert, dan kun je met andere belastingen te maken krijgen.

Je spreekt dus van een onderneming wanneer je voldoet aan de volgende kenmerken:

• Duurzaamheid: uw activiteiten zijn niet eenmalig te noemen, maar er moet sprake zijn van continuïteit van de activiteiten.
• Organisatie van arbeid en kapitaal: dit wordt al gauw aangenomen wanneer u activiteiten verricht en dus arbeid verricht.
• Economisch verkeer: u verricht de activiteiten niet (alleen) in de hobby- of gezinssfeer, maar ook naar buiten toe.
• Winstoogmerk: indien u voordeel wilt behalen met de activiteiten is er sprake van winstoogmerk.

Uit de rechtspraak volgt een andere eis, namelijk dat de winst ook redelijkerwijs te verwachten moet zijn. Daarbij is het van belang dat ook een ander objectief kan bepalen of je met de activiteiten winst zou kunnen verwachten.

Naast de vereisten die uit de rechtspraak zijn voortgekomen, heeft de Kamer van Koophandel ook drie vereisten waar je aan moet voldoen om te kunnen spreken van een onderneming:

• Je verkoopt zelfstandig een product of levert een dienst. Of je bent je hierop aan het voorbereiden. Je bent bijvoorbeeld al begonnen met inkopen van producten.
• Je vraagt hier meer voor dan de prijs die het kost: een (commerciële) prijs of uurtarief waar je geld aan verdient. Denk hierbij aan winst maken of kosten besparen.

Let op: het gaat hierbij niet om een hobby die alleen maar geld kost en geen winst oplevert.

• Je levert regelmatig goederen en diensten aan andere mensen dan alleen je gezin, familie of vrienden.

Ben je nog steeds niet zeker of je van een onderneming kan spreken? Dan kunnen de onderstaande vier vragen helpen bij het bepalen of je spreekt van een onderneming:

• Investeer je geld en/of tijd in de start van je bedrijf en/of neem je personeel in dienst?
• Werk je regelmatig en voor een langere tijd in je eigen bedrijf? Ook grote eenmalige activiteiten zoals kerstbomenverkoop moet je inschrijven.
• Heb je meerdere klanten/opdrachtgevers of het is de bedoeling dat je er in de toekomst meer krijgt? Als je het hele jaar voor 1 opdrachtgever werkt, dan lijkt het er meer op dat je in loondienst bent.
• Bepaal je zelf hoe, waar en wanneer je je werk doet? Als ondernemer bepaal je hoe en wanneer je jouw werk doet. Ook als je jezelf laat inhuren door een opdrachtgever.

Heb je alle vragen met ja beantwoord? Dan spreek je van een onderneming.

Verschillende rechtsvormen

Wanneer je een bedrijf start moet je een rechtsvorm kiezen. Denk bijvoorbeeld aan een eenmanszaak of een besloten vennootschap. Het is van belang dat je een rechtsvorm kiest die het beste bij jouw situatie past. Hoe aansprakelijkheid wordt geregeld verschilt bijvoorbeeld per rechtsvorm.

Wat is een rechtsvorm?

Laten we bij het beginnen om eerst uit te leggen wat een rechtsvorm eigenlijk is. Een rechtsvorm is de juridische vorm die je kiest voor jouw bedrijf. Wanneer je je inschrijft bij Kamer van Koophandel (KVK) moet je deze ondernemingsvorm opgeven. Het bepaalt onder meer de (privé) aansprakelijkheid voor schulden en belastingverplichtingen. Het kan als startende ondernemer best lastig zijn om te bepalen welke rechtsvorm je moet kiezen. Met behulp van de beslistool Welke rechtsvorm past bij jou kun je een rechtsvorm kiezen die bij jouw situatie past.

Waar moet je op letten bij het kiezen

Het kiezen van de juiste rechtsvorm hangt af van een aantal factoren. Hieronder een aantal vragen om te achterhalen welke rechtsvorm het beste bij jou past.

• Onderneem je alleen of met meerdere personen?
• Wil je privé aansprakelijk zijn of juist helemaal niet?
• Van welke belastingvoordelen kun je profiteren?
• Aan welke (belasting)verplichtingen moet je voldoen?

Welke rechtsvormen zijn er?

Er zijn rechtsvormen met en zonder rechtspersoonlijkheid. Bij een rechtsvorm zonder rechtspersoonlijkheid ben je met jouw privévermogen aansprakelijk voor de schulden van jouw bedrijf. Dit is bij een rechtsvorm met rechtspersoonlijkheid meestal niet het geval.

Rechtsvormen met rechtspersoonlijkheid

• besloten vennootschap (bv)
• naamloze vennootschap (nv)
• vereniging
• coöperatie
• stichting

Rechtsvormen zonder rechtspersoonlijkheid

• eenmanszaak
• vennootschap onder firma (vof)
• commanditaire vennootschap (cv)
• maatschap

Hieronder leggen we kort wat meer uit over de verschillende rechtsvormen. Wil je meer uitleg over een van de verschillende rechtsvormen? Lees dan onze blogs over het ondernemingsrecht.

Besloten vennootschap (bv)

Het kapitaal van een besloten vennootschap (bv) is verdeeld in aandelen, die in bezit zijn van de aandeelhouders. De hoogste macht ligt bij deze aandeelhouders (de Algemene vergadering van Aandeelhouders). De bestuurders geven de dagelijkse leiding aan het bedrijf. Bij kleine bv’s is de bestuurder vaak de enige aandeelhouder en is dan directeur én grootaandeelhouder. Een bv is verplicht om jaarstukken in te leveren bij de KVK. Hier lees je meer over hoeveel het kost om een bv op te richten.

Naamloze vennootschap (nv)

Een naamloze vennootschap (nv) is een vennootschap waarvan het kapitaal is verdeeld in aandelen, net zoals bij een besloten vennootschap (bv). De verschillen? Een nv kent naast aandelen op naam, ook aandelen die vrij verhandelbaar zijn op de beurs (aandelen aan toonder). Bij een bv kun je aandelen op naam alleen via de notaris overdragen. Waar je een bv al kan starten met een startkapitaal van 0,01 eurocent is dat bij een nv wel even anders. Om een nv op te kunnen starten dien je minimaal 45.000 euro te hebben. Ook een nv moet de jaarcijfers delen met de KvK. Je leest hier meer over de naamloze vennootschap.

Vereniging

Heb je een wens of doel en wil je met anderen samenwerken om dit te bereiken? Bijvoorbeeld om jouw winkelgebied te verbeteren, samen te sporten of muziek te maken? Dan kun je kiezen voor de vereniging als rechtsvorm. Een vereniging bestaat uit leden (minimaal 2). De hoogste macht ligt bij de ledenvergadering. Dit betekent dat op de ledenvergadering beslissingen worden genomen over de organisatie. In deze blog vertellen we je of een vereniging winst mag maken.

Coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij

Wil je als individuele ondernemer profiteren van de voordelen van een collectief? Bijvoorbeeld van gezamenlijke inkoop of marketing? Misschien is de rechtsvorm coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij dan iets voor jou. Deze vorm kan ook geschikt zijn als jouw klanten steeds vaker eisen stellen aan jouw dienstverlening. Als individuele ondernemer kun je bijvoorbeeld in de problemen komen als je ziek wordt. Bij een coöperatie kunnen andere leden dan jouw werk overnemen. In deze blog leggen we je meer over de coöperatie uit. 

Stichting

Wil je een bepaald maatschappelijk, sociaal of ideëel doel realiseren, zoals natuurbehoud, hulp aan andere mensen of de verspreiding van cultuur? En heb je hiervoor een vermogen beschikbaar? Dan kun je kiezen voor de stichting als rechtsvorm. Binnen het opzetten van een stichting heb je ook weer keuzes om te maken. Eerder schreven we een artikel over wat een ABI stichting is. 

Kerkgenootschap

Ga je een nieuwe kerk of geloofsgemeenschap oprichten? Dit kan in de vorm van een kerkgenootschap. Maar je kunt hiervoor ook de rechtsvormen stichting of vereniging gebruiken. Een kerkgenootschap heeft rechtspersoonlijkheid, net als een stichting en een vereniging. Maar om een kerkgenootschap te starten hoef je niet naar de notaris. Je hoeft ook niet naar de notaris om de statuten aan te passen. Andere rechtspersonen moeten dit wel. Je moet het kerkgenootschap inschrijven in het Handelsregister.

Eenmanszaak

De meeste ondernemers kiezen voor een eenmanszaak. Zoals de naam al zegt, wordt er vaak gekozen voor deze rechtsvorm als je in je eentje onderneemt. Je richt deze rechtsvorm snel en eenvoudig op en heeft in het begin meestal meer belastingvoordeel dan bijvoorbeeld een bv. Waar je wel op moet letten is dat je persoonlijk aansprakelijk bent voor de schulden van jouw bedrijf. In deze blog leggen we je uit hoe een eenmanszaak precies in zijn werk gaat. 

Vennootschap onder firma (vof)

Wil je samen met andere ondernemers een bedrijf beginnen? Dan kun je bijvoorbeeld kiezen voor een vennootschap onder firma (vof). Beiden worden dan vennoot, maar zijn ook allebei aansprakelijk en verantwoordelijk. Daarbij brengen alle vennoten iets in de vof. Bijvoorbeeld geld, goederen of arbeid. Een minimumkapitaal is niet nodig. In dit geval is het dus handig om sommige afspraken vast te leggen in een contract. In deze blog lees je meer informatie over wat een vennootschapsovereenkomst is.

Commanditaire vennootschap (cv)

Wil je een vof beginnen, maar heb je te weinig kapitaal? Of zoek je een betrokken geldschieter? Dan kun je kiezen voor de commanditaire vennootschap (cv). De geldschieter wordt jouw (stille) vennoot (ook wel commanditaire vennoot genoemd) en heeft zo een directe band met jouw bedrijf.

Maatschap

Wil je jouw beroep samen met anderen als zelfstandig ondernemer uitvoeren? Bijvoorbeeld als tandarts, huisarts, architect, fysiotherapeut, agrariër of advocaat? Dan kun je de maatschap als rechtsvorm kiezen. In een maatschap beoefen je jouw beroep samen met jouw partners (maten) onder een gemeenschappelijke naam. In deze blog vertellen we jou wat je moet weten over de maatschap. 

Het inschrijven van jouw bedrijf

Wanneer je de juiste rechtsvorm hebt gekozen, ben je er nog niet. Het is belangrijk dat jij je bedrijf inschrijft in het Handelsregister. Om dit te kunnen doen dien je een aantal zaken te hebben geregeld zoals het aanvragen van een KVK-nummer. Niet onbelangrijk om te vergeten is dat je een bedrijfsnaam moet hebben gekozen.

Wat je moet weten over de bedrijfsnaam

Het is allereest belangrijk dat je de regels checkt. De regels voor bedrijfsnamen staan in de Handelsnaamwet. Handelsnaam is het officiële woord voor bedrijfsnaam. Houd rekening met deze regels:

• Misleiding

Wil je je eenmanszaak Jansen & partners noemen? Dan lijkt het alsof er meer dan één eigenaar is. Dat is misleiding. Je bedrijf mag door de naam niet anders of groter lijken dan het is.

• Leestekens en cijfers

Je mag cijfers en de leestekens @ & + en – altijd gebruiken in je bedrijfsnaam, Speciale tekens als () ? ! * # / mag je alleen gebruiken om een letter te vervangen of als ‘woordgrap’.

• Wettelijke bescherming

Sommige beroepen zijn wettelijk beschermd. Dat betekent dat je deze beroepen alleen in je bedrijfsnaam mag gebruiken als je de juiste diploma’s hebt. Of als je in het wettelijk register van die beroepsgroep staat ingeschreven. Denk aan medische titels als arts, apotheker of verpleegkundige. Deze mag je alleen gebruiken als je geregistreerd bent in het Register Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg (BIG).

Ook woorden als bank, architect, accountant, advocaat, notaris, gerechtsdeurwaarder en sommige beroepen in de diergeneeskunde zijn beschermd.

• Andermans naam

De naam van iemand anders gebruiken mag niet. Ook niet als diegene toestemming geeft. En heet je toevallig Albert Heijn of Dirk van den Broek? Dan mag je zelfs je eigen naam niet gebruiken. Niet per se omdat dat in de Handelsnaamwet staat. Maar de heren Heijn en Van den Broek hebben van hun naam een beschermd merk gemaakt.

• Net anders

Je mag je bedrijfsnaam niet net iets anders schrijven dan die van de concurrent. De naam mag namelijk niet voor verwarring zorgen bij klanten of leveranciers. Als je naam lijkt op een bestaande bedrijfsnaam, kan je concurrent je aanklagen. Ook als je de naam onderscheidend maakt door je eigen plaatsnaam eraan vast te plakken.

• Bestaande merknamen

Kies een bedrijfsnaam waarin geen merknaam van een ander bedrijf voorkomt. Of een naam die erop lijkt. Ook dit kan voor verwarring zorgen.

• Trends

Je mag met je bedrijfsnaam meedoen aan een trend. In de schoonheidssector gebruiken veel bedrijven bijvoorbeeld de woorden ‘beauty by’, ‘hair by’ of ‘nails by’ in hun handelsnaam. Dat mag zolang je de naam combineert met een (voor)naam die nog niet in het Handelsregister staat.

Controleren in het Handelsregister

Wanneer je een naam hebt bedacht is het van belang dat je in het Handelsregister controleert of de naam niet al bestaat. Is dat wel het geval? Dan zal je de naam niet kunnen gebruiken. Je kunt jezelf de volgende vragen stellen om te beantwoorden of jouw bedrijfsnaam uniek genoeg is.

• Hoe erg lijken de namen op elkaar?
• Gaat het om dezelfde activiteiten?
• Werk je in dezelfde regio?

Bij inschrijving van je bedrijf, registreert KVK je bedrijfsnaam. Je kunt niet alleen een bedrijfsnaam vastleggen, maar moet je bedrijf direct volledig inschrijven, inclusief rechtsvorm.

Het aanvragen van een KVK-nummer

Wanneer je een onderneming wilt opzetten, moet je op een gegeven moment een KVK-nummer aanvragen. Dit nummer laat zien dat je officieel staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KVK) en je volgens de wet een bedrijf hebt. Alle bedrijven en rechtspersonen in Nederland moeten zich inschrijven in het Handelsregister van de KVK. Inschrijven bij de KVK is alleen nodig als je echt ondernemer bent. Hoe je een KVK-nummer aanvraagt lees je in dit artikel meer over.

Juridische documenten voor ondernemers

Als ondernemer moet je je zaken ook juridisch op orde hebben. Mensen worden mondiger en wetgeving verandert voortdurend. Een aantal documenten is hierom onmisbaar. Onderstaand zetten we kort uiteen welke documenten jij zeker niet kan missen.

Juridische documenten voor ondernemers

In juridische documenten zet je belangrijke zakelijke afspraken op papier. Door deze documenten op een juiste wijze op te stellen voldoe je aan verplichtingen, voorkom je onduidelijkheden en conflicten, regel je aansprakelijkheid en bescherm je bedrijfsbelangen en rechten.

Voor de meeste ondernemers zijn er voor de wet weinig documenten verplicht. Toch is het verstandig om zaken op papier te hebben staan. Je verkleint risico’s en vergroot duidelijkheid. Bij de keuze voor documenten, is het goed om na te denken over welke risico’s je loopt en wat je precies wil afdekken.

Welke soorten juridische documenten zijn er?

Voor verschillende juridische zaken zijn er een bepaald soort documenten. Denk aan samenwerkingen, personeelszaken, voorwaarden privacy en financiën. Deze verschillende juridische documenten zijn onder te verdelen verschillende categorieën:

• Samenwerkingen: zoals een vof-contract en andere contracten, geheimhoudingsverklaring, aandeelhoudersovereenkomst, samenwerkingsovereenkomst, geheimhoudingsovereenkomst.
• Personeelszaken: zoals een arbeidsovereenkomst bepaalde of onbepaalde tijd, nulurencontract, bonusregeling, stagecontracten, intellectuele eigendomsrechten, vaststellingsovereenkomst.
• Voorwaarden: denk aan algemene voorwaarden, webwinkelvoorwaarden en een disclaimer.
• Privacy: zoals privacy- en cookieverklaring en verwerkersovereenkomst.

Hieronder vind je een korte uiteenzetting van een aantal belangrijke juridische documenten.

Maak een privacyverklaring

Zodra je persoonsgegevens verwerkt, heb je een privacyverklaring nodig volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Elk bedrijf verwerkt persoonsgegevens. Van klanten, van contactpersonen bij leveranciers, van medewerkers en meer. Je bent dan verplicht een privacyverklaring te hebben en schriftelijk te informeren over hoe je persoonsgegevens verwerkt. Het hebben van een privacyverklaring is dus een must. Je leest hier meer over wat er in een privacyverklaring moet komen te staan.

Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden beschermen je als ondernemer en beperken je aansprakelijkheid. Je vermeldt hierin de afspraken die voor elke overeenkomst van toepassing zijn. Denk aan algemene zaken als aansprakelijkheid, betaling, garantie e.d. Wil je weten hoe je algemene voorwaarden opstelt? Lees hier meer.

Overeenkomst

Als ondernemer sluit je geregeld een overeenkomst waarin kernafspraken schriftelijk zijn vastgelegd. Dit kan zijn voor een offerte, opdrachtbevestiging aan leverancier, samenwerkingsovereenkomst of een mondelinge overeenkomst. Maar ook verkoop van je eigen producten. Hier lees je meer over de verschillende soorten overeenkomsten.

Verwerkersovereenkomst

Als ondernemer huur je andere bedrijven, zzp’ers of organisaties in voor verwerken van persoonsgegevens. Denk hierbij aan de boekhouder, accountant, internetbedrijf of cloud service voor je website. Met elk van deze partijen ben je wettelijk verplicht om een onderlinge verwerkersovereenkomst af te sluiten.

Arbeidsovereenkomst

Heb je personeel in dienst of ben je van plan personeel aan te nemen? Dan heb je een arbeidsovereenkomst nodig, waarin de afspraken tussen het bedrijf en de werknemer zijn vastgelegd. In een arbeidscontract staan zowel de primaire als secundaire voorwaarden vermeld. Lees hier meer over het aangaan van een arbeidsovereenkomst. 

Huurovereenkomst

Als ondernemer huur je wellicht een kantoor, winkel of bedrijfsruimte. De afspraken tussen de huurder en verhuurder worden vastgelegd in een schriftelijke huurovereenkomst. Denk aan de duur van het contract, de opzegtermijn, de hoogte van de huur en voor welk gebruik het pand bestemd is.

Factuur

Facturen zijn ook juridische documenten. Als bedrijf ben je verplicht om een factuur aan je klant te versturen. Een onvolledige of foutieve factuur kan zorgen voor conflicten, wanneer er een geschil ontstaat over de betaling ervan. Denk hierbij aan het ontbreken van de factuurdatum of een verkeerde tenaamstelling. Wees je overigens bewust dat je een factuur zeven boekjaren bewaart na de verzenddatum en dat je dit in de privacyverklaring moet opnemen.

Merk aanvragen

Met het merkenrecht beschermt je jouw merk. Je zorgt ervoor dat andere ondernemers jouw merk niet gebruiken, namaken of misbruiken. Jouw merk is een intellectueel eigendomsrecht (IE-recht), bijvoorbeeld:

• jouw bedrijfsnaam (handelsnaam)
• jouw logo
• een bepaalde klank of tune

Voorwaarden merk registreren

Jouw merk moet onderscheidend genoeg zijn om het merkrecht te kunnen krijgen. Jouw merk is onderscheidend als de consument door het zien van het merk weet dat een product of dienst van jouw bedrijf komt, en niet van een ander bedrijf.

Je kunt het merkrecht niet krijgen als jouw merk beschrijvend is. Bijvoorbeeld als jouw fietsenmerk het woord ‘fiets’ is. Het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BOIP) of het Bureau voor Intellectuele Eigendom van de Europese Unie (EUIPO) moet beschrijvende en niet-onderscheidende merkaanvragen weigeren. Je krijgt de kosten van jouw aanvraag dan niet terug.

Controleer ook eerst in het merkenregister of jouw merk al bestaat. Anderen kunnen bezwaar maken tegen jouw aanvraag. Dat kan bijvoorbeeld als jouw merk (sterk) lijkt op het merk dat al eerder is geregistreerd voor dezelfde producten of diensten.

Conclusie

Er komt dus heel wat kijken bij het starten van een onderneming, maar we hopen dat dit artikel je een beetje op weg heeft kunnen helpen. Bij Juristenblog.nl proberen we zo adequaat mogelijk te informeren over alles wat met ondernemingsrecht te maken heeft. Vond je deze blog interessant? Houd dan ook zeker onze andere blogartikelen over ondernemingsrecht in de gaten!