Algemene voorwaarden: waarom je ze nodig hebt

Algemene voorwaarden, de vraag rijst vaak waarom ze nodig zijn. Als je als ondernemer producten en/of diensten levert, dan is het handig om alles rond de (ver)koop en levering vast te leggen in de algemene voorwaarden. Algemene voorwaarden zijn er in alle soorten en maten en worden vaak aangeduid met verschillende benamingen: standaardvoorwaarden, inkoopvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, branchevoorwaarden, servicevoorwaarden. De “kleine lettertjes” kunnen van grote waarde zijn voor een onderneming, óf juist een groot risico vormen. In deze blog leggen wij jou uit wat algemene voorwaarden zijn en waarom het zo verstandig is om ze te laten opstellen.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden zijn schriftelijk vastgestelde regels die van toepassing zijn bij een overeenkomst. Het zijn de afspraken die gelden tussen de ondernemer en de afnemer, ofwel tussen de koper en verkoper. Algemene voorwaarden worden veelal omschreven als standaardbedingen waarmee een onderneming aangeeft onder welke voorwaarden die zaken wilt doen. Maar wat zegt de wet eigenlijk over algemene voorwaarden?

Het Nederlandse Burgerlijk Wetboek (BW) bevat een uitgebreide regeling voor algemene voorwaarden. Daarin is ook een definitie van algemene voorwaarden opgenomen. Volgens artikel 6:231 onder a BW zijn algemene voorwaarden ‘een of meer bedingen die zijn opgesteld teneinde in een aantal overeenkomsten te worden opgenomen, met uitzondering van bedingen die de kern van de prestaties aangeven, voor zover deze laatstgenoemde bedingen duidelijk en begrijpelijk zijn geformuleerd’.

Allereerst is het goed om te weten dat een beding ook wel een bepaling of clausule wordt genoemd. Voor het gemak spreken we in deze blog van het woord bepaling. Volgens de wet moet een bepaling in de algemene voorwaarden aan twee voorwaarden voldoen om te gelden. De eerste voorwaarden waar een bepaling aan moet voldoen is dat de bepaling bestemd moet zijn voor meerdere overeenkomsten. Dit betekent dat de bepaling bestemd moet zijn om meerdere malen gebruikt te worden.

De tweede voorwaarde waar een beding aan moet voldoen, is dat het beding geen kernbeding mag zijn. Een kernbeding is essentieel voor de overeenkomst. Denk hierbij aan: wat, hoeveel, waar. Bij een koopovereenkomst is dat bijvoorbeeld de omschrijving van het koopobject. Ook kun je denken aan de kwaliteit, de hoeveelheid of het gewicht van een te leveren product of de daarvoor te betalen prijs. Algemene voorwaarden regelen nooit de kern, maar de randvoorwaarden van de overeenkomst. Een kernbeding kan dus nooit een algemene voorwaarde zijn of omgekeerd: het ene sluit het andere uit.

Waarom zijn algemene voorwaarden belangrijk?

De vraag die veel ondernemers stellen, is of algemene voorwaarden wel echt nodig zijn. Veel vinden het namelijk veel moeite en weten niet of de kosten het waard zijn. Echter kunnen we een ding stellen, het is belangrijk om algemene voorwaarden te hebben en leveren uiteindelijk veel voordelen op. De belangrijkste voordelen van het hebben van algemene voorwaarden is dat het tijd scheelt, duidelijkheid geeft en het de aansprakelijkheidsrisico’s die je als ondernemer loopt verkleint.

Wanneer je algemene voorwaarden hebt opgesteld, hoef je met nieuwe klanten niet steeds opnieuw voorwaarden overeen te komen. Bovendien kun je naar de algemene voorwaarden verwijzen als er tijdens een project onduidelijkheid bestaat over de afspraken die gemaakt zijn: het is duidelijk welke rechten en plichten zowel de ondernemer als de afnemer hebben. Het belang van algemene voorwaarden:

1. Je biedt helderheid voor je klanten. Van de betalingstermijn tot aansprakelijkheid: je algemene voorwaarden bevatten tal van praktische afspraken en regels. Zo kennen (potentiële) klanten jouw aanpak voor ze met je in zee gaan.
2. Kom je in de problemen door een klant die de afspraken niet nakomt, dan heb je de afspraken zwart op wit staan. Leidt de discussie tot een rechtszaak, dan heb je recht van spreken. Als je de algemene voorwaarden correct had opgesteld natuurlijk.
3. Bij gebrek aan algemene voorwaarden is de normale wetgeving van toepassing op al je offertes. Maar let op: bepaalde wetten zijn vatbaar voor interpretatie of passen gewoon niet bij jouw bedrijf. Met je eigen algemene voorwaarden cover je zaken die niet in de wetgeving zijn opgenomen of waar je – indien mogelijk – van wil afwijken. Denk bijvoorbeeld aan de betalingstermijn.
4. Als laatste: je wint er tijd mee. Door duidelijke algemene voorwaarden op te stellen en die bij je offerte te voegen, hoef je niet telkens te onderhandelen bij een nieuwe overeenkomst.

Het verkleinen van risico’s

In de algemene voorwaarden kan van alles opgenomen zijn. Sluit je vaak dezelfde soort overeenkomsten, bijvoorbeeld voor de verkoop van een product? Dan kun je specifieke voorwaarden opnemen zoals bepalingen over de offerte, uitvoering van de overeenkomst, garantie, hoe een product wordt geleverd en binnen welke termijn en hoe de klachtenafhandeling geregeld is. Uiteraard zijn dit een aantal voorbeelden en kun je nog veel meer zaken regelen in de algemene voorwaarden. Wanneer je bijvoorbeeld een dienst levert, zul je hele andere voorwaarden op moeten nemen. Denk hierbij aan voorwaarden die gaan over annulering, het aanleveren van informatie, meerwerk etc.

Naast het gebruiksgemak bieden algemene voorwaarden de mogelijkheid om juridische en financiële risico’s van jouw bedrijf te verkleinen en te beperken. In de algemene voorwaarden kunnen bijvoorbeeld afspraken over de betaling van jouw facturen worden opgenomen, maar ook over eigendomsvoorbehoud, garanties en aansprakelijkheid.

Op maat laten opstellen

Het is belangrijk om te benadrukken dat het ten eerste niet is toegestaan om algemene voorwaarden van een andere ondernemer te kopiëren en plakken. Dit is namelijk in strijd met het auteursrecht. Ten tweede doe je er verstandig aan om ervoor te zorgen dat jouw algemene voorwaarden goed passen bij de aard en de bedrijfsvoering van jouw bedrijf. Een timmerman zal namelijk hele andere algemene voorwaarden hebben, dan een financieel adviseur. Welke algemene voorwaarden je het beste kunt gebruiken, hangt onder meer af van het soort onderneming, in welke branche je werkzaam bent en welke klanten je bedient.

Let op: In de regel zijn algemene voorwaarden zo opgesteld dat deze met name gunstig zijn voor de gebruiker. Volgens de wet is de ondernemer de gebruiker. Toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van de andere contractspartij kan dan ook een groot risico vormen voor jouw onderneming. Wees daarvan bewust indien de andere contractspartij niet jouw maar de eigen algemene voorwaarden wenst te gebruiken.

Algemene voorwaarden B2C of B2B?

Voordat je algemene voorwaarden gaat of laat opstellen is het van belang om te bepalen wie je doelgroep is. Wettelijk gezien worden consumenten namelijk beter beschermd dan bedrijven. Je moet jezelf dus de vraag stellen of je jouw producten of diensten B2B (Business to Business) of B2C (Business to Consumer) aanbiedt.

De doelgroep B2B bestaat uit bedrijven. Het kan hier gaan om allerlei soorten ondernemingen. Een aantal voorbeelden zijn naamloze vennootschap, besloten vennootschap, vennootschap onder firma, freelancers, zzp’ers, vereniging, stichting en experts en specialisten. Bij een B2B doet jouw onderneming zaken met een ander bedrijf/onderneming.

De doelgroep B2C bestaat uit consumenten. De consumenten zijn natuurlijke personen of particulieren. Deze consumenten zijn de eindgebruikers van het product en/of de dienst. Deze consumenten kunnen het product en/of de dienst zowel online als offline aanschaffen. Bij B2C doet jouw onderneming zaken met een ander natuurlijk persoon/particulier.

Wanneer je te maken hebt met consumenten, mag je niet alles in de voorwaarden zetten. Doe je dit wel? Dan heb je kans dat de voorwaarden ongeldig zijn.

Enkele verschillen tussen B2B en B2C bij algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden die gelden tussen ondernemingen zijn niet onderworpen aan de strenge regels die wel voor consumenten gelden. Waar blijkt dit dan uit? Enkele verschillen tussen B2B en B2C algemene voorwaarden zijn als volgt:

• Bedingen in B2C algemene voorwaarden dienen begrijpelijk voor een consument te worden opgesteld. Bij twijfel over de uitleg van een beding heeft de meest gunstige uitleg voor de consument voorrang. Deze regel geldt ook met betrekking tot B2B algemene voorwaarden maar in mindere mate. De meest gunstige uitleg voor een onderneming wordt genuanceerder toegepast.
• Het herroepingsrecht in B2C algemene voorwaarden is verplicht. Als consument heb je het recht om binnen 14 dagen een online aankoop te herroepen. Dit is niet verplicht in B2B algemene voorwaarden. Van belang is dus om hier in jouw algemene voorwaarden rekening mee te houden. Hier lees je meer over algemene voorwaarden voor online aankopen.
• Prijzen dienen in B2C algemene voorwaarden altijd inclusief BTW te worden vermeld. De gedachte hierachter is dat een consument nooit voor een onaangename verrassing komt te staan. In het geval van B2B algemene voorwaarden kan de onderneming zelf een keuze maken.
• Tot slot is het bij B2B algemene voorwaarden niet verplicht de verzendkosten te vermelden, dit is wel verplicht in B2C algemene voorwaarden.

Daarnaast definieert het Burgerlijk Wetboek een grijze- en zwarte lijst waarin duidelijk wordt gemaakt welke bedingen niet in B2C algemene voorwaarden opgenomen kunnen worden. De grijze- en zwarte lijst gelden niet ten aanzien van B2B algemene voorwaarden. De wet biedt voor ondernemingen geen specifieke bescherming. Dit maakt dus een groot verschil voor jouw onderneming en de aansprakelijkheid daarvan. Eerder hebben we een blog geschreven over de zwarte en grijze lijst bij algemene voorwaarden.

Kan je zowel een B2B als een B2C doelgroep hebben?

Het is mogelijk dat een onderneming zowel een B2B als een B2C markt heeft. Er zijn echter wel een aantal zaken waar je tegenaan kan lopen. Zo kunnen er bijvoorbeeld verschillende prijzen tussen bedrijven en consumenten worden gehanteerd. Een bedrijf kijkt namelijk naar prijzen exclusief BTW (Belasting Toegevoegde Waarde) en een consument kijkt naar prijzen inclusief BTW. Je bent ook verplicht om jouw prijzen op die manier aan te bieden; inclusief BTW voor consumenten en exclusief BTW voor ondernemers.

Ben jij van plan om zowel zaken te doen met bedrijven als consumenten? Dan is het slim om twee verschillende algemene voorwaarden op te stellen. Een voor consumenten en een voor bedrijven. In die tweede versie kun je je aansprakelijkheid verder beperken dan in particuliere overeenkomsten.

Waar moeten algemene voorwaarden aan voldoen?

Algemene voorwaarden kunnen zo uitgebreid zijn als jij wilt dat ze zijn. Of de voorwaarden nu een pagina of 20 pagina’s lang is, ze dienen hoe dan ook aan de onderstaande voorwaarden te voldoen:

1. Ze zijn vóór of tijdens het afsluiten van de overeenkomst Algemene voorwaarden pas aan de klant geven nadat hij zijn (digitale) goedkeuring op de offerte heeft gegeven, is not done. Je kan op je offerte vermelden waar iemand je voorwaarden terugvindt of je voegt ze toe aan je offerte. Zodra je een overeenkomst hebt, zijn de algemene voorwaarden van toepassing. In deze blog leggen we je alles uit over hoe je algemene voorwaarden op een juiste manier ter hand stelt.
2. Hoe spitsvondig je je algemene voorwaarden ook formuleert, ze moeten duidelijk zijn (zoals opgenomen in de wet). Bij dubbelzinnige interpretaties of tegenstrijdigheden geldt de meest voordelige invulling voor je klant. Daarnaast moeten de voorwaarden ook letterlijk leesbaar zijn: een duidelijk lettertype en grootte dus. De term ‘kleine lettertjes’ komen niet zomaar ergens vandaag.
3. Wees redelijk. Torenhoge schadevergoedingen of nalatigheidsinteresten zijn uit den boze. De wet eist namelijk evenwichtigheid. Vindt een rechter je voorwaarden onredelijk, dan kan hij ze in het geval van een rechtszaak zo aan de kant schuiven en heb jij alsnog geen poot om op te staan.

Checklist: wat mag niet in de algemene voorwaarden ontbreken?

In deze blog hebben we eerder aangegeven dat het belangrijk is dat de algemene voorwaarden toegespitst zijn op jouw onderneming. Toch zijn er een aantal bepalingen die belangrijk zijn om in elke set voorwaarden te hebben opgenomen. We delen hieronder graag een aantal bepalingen die in geen van de voorwaarden kan missen.

Toepasselijkheid van de voorwaarden. Door jouw algemene voorwaarden van toepassing te verklaren, stel je dat enkel jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn en niet die van de klant.

Offerte. Hoe vrijblijvend zijn je offertes? Wanneer beschouw je een offerte als aanvaard? Hoe lang is je offerte geldig en hoe en wanneer kan je klant een bestelling annuleren?

Prijsbepaling. Wat is inbegrepen in de prijs, en wat niet? Welk btw-tarief is van toepassing? Hoe reken je eventuele extra kosten aan? Bijvoorbeeld in regie aan uurtarief.

Uitvoering van de overeenkomst. Het is van belang om te bepalen hoe de overeenkomst uitgevoerd zou moeten worden. Hoe komt een overeenkomst tot stand? Dient de klant medewerking te verlenen? Op basis van welke informatie wordt de overeenkomst uitgevoerd? Kan iemand aanspraak maken op terugbetaling?

Levering. Informatie over het leveringsproces. Geldt er een standaard leveringstermijn? Hoe worden producten geleverd? Gelden er leveringsvoorwaarden?

Betaling. Je kunt dingen vermelden over de betalingstermijn en incassomaatregelen bij het overschrijden van deze termijn. Binnen welke termijn moet de klant betalen? Is er een aanbetaling van toepassing? Wat gebeurt er als de klant niet op tijd betaald? Worden er incassokosten gerekend?

Aansprakelijkheid. Wie is er aansprakelijk als er schade ontstaat door een fout aan het product of de dienst? Je kunt niet alle aansprakelijkheid afwijzen, maar wel de aansprakelijkheid verkleinen.

Eventuele klachten. Wanneer mag jij of je klant de overeenkomst beëindigen en hoe verloopt die stopzetting? Welke vergoeding hangt daaraan vast? Binnen welke termijn en op welke manier moet een klant eventuele klachten indienen? Welke rechtbank is in dat geval bevoegd?

Let wel op: het verschilt per branche en onderneming welke voorwaarden van toepassing kunnen zijn. Je doet er hoe dan ook goed aan om de algemene voorwaarden in ieder geval door een jurist te laten controleren. Hulp nodig bij het opstellen van algemene voorwaarden? Neem dan contact op met een jurist.

Wat maakt de algemene voorwaarden rechtsgeldig?

Wanneer je de algemene voorwaarden hebt opgesteld, ben je er helaas nog niet. Je dient er namelijk voor te zorgen dat de voorwaarden rechtsgeldig zijn. De voorwaarden moeten aan twee vereisten voldoen:

• Openlijk beschikbaar voor de klant
• Aanvaard door de klant

Openlijk beschikbaar

De eerste eis is dat de voorwaarden openlijk beschikbaar moeten zijn voor de klant. Dat betekent dat jij een potentiële koper of zakenpartner altijd de mogelijkheid moet bieden om de voorwaarden te bestuderen. Nog voordat er daadwerkelijk sprake kan zijn van een (koop)overeenkomst.

Als je de algemene voorwaarden pas meestuurt met de uiteindelijke factuur, ben je dus te laat is. Dan is er al sprake is van een overeenkomst. Voeg de voorwaarden dus altijd bij de offerte.

Aanvaard door de klant

De andere voorwaarde hangt daarmee samen: de door jou gestelde voorwaarden moeten officieel zijn aanvaard door de klant.

In principe gaat dit automatisch wanneer de koper het document onder ogen heeft gehad en besluit jouw product of dienst aan te schaffen. Je moet dus wel actief vermelden dat je werkt onder bepaalde voorwaarden, met een link of verwijzing daarheen.

Het wijzigen van algemene voorwaarden

Het kan voorkomen dat jouw dienstverlening veranderd, waardoor je jouw voorwaarden wil aanpassen. Wanneer je de algemene voorwaarden wijzigen, dien je rekening te houden met een aantal dingen:

• Voor nieuwe klanten is dat geen probleem, je overhandigt gewoon de nieuwe set voorwaarden bij de offerte.
• Bij bestaande klanten die een nieuwe order plaatsen, vermeld je duidelijk in de offerte dat de voorwaarden zijn gewijzigd. De nieuwe voorwaarden stuur je uiteraard mee met de offerte.
• Bij een langlopende opdracht kun je je voorwaarden niet zomaar tussentijds aanpassen. De algemene voorwaarden zijn onderdeel van de overeenkomst.

Als je per ongeluk toch de oude voorwaarden aan de klant overhandigt, zijn toch deze oude voorwaarden van kracht. Voorkom onduidelijkheden en controleer of je naar de juiste voorwaarden verwijst. Zorg ervoor dat alleen deze nieuwe versie op je website staat en is gedeponeerd. Stuur voortaan alleen de nieuwe variant mee en geef de nieuwe voorwaarden een andere naam om misverstanden te voorkomen.

Hulp nodig?

Mocht het nog niet helemaal duidelijk zijn hoe de algemene voorwaarden precies in elkaar steken, wil je je algemene voorwaarden door ons laten controleren (of laten opstellen) of vraag je je af of je het op de juiste manier doet? Wacht dan niet af en neem contact met ons op om te zien waar wij jou mee kunnen ondersteunen.

Blijf up-to-date over het ondernemerschap en andere interessante informatie over het contractenrecht!

Bij Juristenblog.nl proberen we zo adequaat mogelijk te informeren over alles wat met contractenrecht te maken heeft. Vond je deze blog interessant? Houd dan ook zeker onze andere blogartikelen over contractenrecht in de gaten!