Hoe stel ik algemene voorwaarden op?

Algemene voorwaarden opstellen is niet verplicht, maar je kunt er wel veel gedoe mee voorkomen. Algemene voorwaarden maken direct duidelijk welke rechten en plichten jij en jouw klant hebben. Zo weet iedereen waar ze aan toe zijn. Daarnaast beschermen algemene voorwaarden je tegen veelvoorkomende risico’s die bij het ondernemerschap horen. Algemene voorwaarden kunnen op verschillende manieren worden opgesteld. Je kan het bijvoorbeeld zelf doen, maar hoe stel je eigenlijk algemene voorwaarden eigenlijk precies op? In deze blog leggen we je uit hoe jij algemene voorwaarden kunt opstellen.

Algemene voorwaarden opstellen

Wat je precies in algemene voorwaarden zet, hangt af van het werk dat je doet. Een schilder zal andere voorwaarden hebben dan een groot technisch bedrijf. Voor deze bedrijven zijn immers niet dezelfde voorwaarden van belang. Het is daarom belangrijk om nooit klakkeloos de algemene voorwaarden van een ander te kopiëren. Dit mag ook niet volgens het auteursrecht en je loopt het risico dat er in die voorwaarden bepalingen zijn opgenomen die niet relevant zijn voor jouw bedrijf. Er kunnen ook belangrijke bepalingen ontbreken, waardoor je later in de knoei kan komen.

In bijna alle algemene voorwaarden staan bepalingen over:

• De offerte: is je offerte vrijblijvend? Zitten er kosten aan verbonden?
• Betaling: wat is de betalingstermijn? Wat zijn de vervolgstappen als er niet betaald wordt?
• Levertijd: hoe lang is deze en wat gebeurt er wanneer er niet geleverd kan worden? Wie betaalt de verzendkosten?
• Herroepingsrecht: binnen welke termijn mogen mensen hun overeenkomst herroepen?
• Aansprakelijkheid: wat is de hoogte van de schadevergoeding en wie is wanneer verantwoordelijk?
• Garantie: is er sprake van garantie en zitten hier voorwaarden aan verbonden?
• Afwikkeling van geschillen: hoe ga je om met een geschil?

Let op: we hebben hierboven een aantal veelvoorkomende en belangrijke bepalingen opgesomd, maar dat houdt niet in dat er niet meer bepalingen relevant voor jou zijn. Het kan namelijk zijn dat jij in een branche werkt waar het van belang is om bijvoorbeeld annuleringsvoorwaarden op te nemen. Wees je er ook bewust van dat wanneer je online diensten aanbiedt of producten verkoopt er andere zaken geregeld moeten worden. De Autoriteit Consument & Markt (ACM) heeft bijvoorbeeld een checklist om te controleren of je aan de regels voldoet om te verkopen via het internet.

Het is belangrijk dat de algemene voorwaarden duidelijk zijn, anders kan de andere partij de voorwaarden mogelijk op een andere manier interpreteren. Concrete voorwaarden voorkomen discussie en juridische problemen doordat iedereen weet waar ze aan toe zijn.

Consument of zakelijke klant?

De wet biedt consumenten meer bescherming dan zakelijke klanten. Van zakelijke klanten mag namelijk verwacht worden dat ze beter op de hoogte zijn van hun rechten en plichten dan een consument. Werk je met beide, dan is het handig om twee verschillende documenten met voorwaarden op te stellen. Het is dus van belang dat je bepaalt wie je doelgroep is voordat je de voorwaarden opstelt.

Onredelijke voorwaarden

Een ander belangrijk onderdeel waar rekening mee gehouden moet worden is: de algemene voorwaarden moeten redelijk zijn. Je mag in je algemene voorwaarden namelijk geen bepalingen opnemen die onredelijk zijn. Wanneer je dit wel doet zijn deze bepalingen niet geldig en verliezen zij hun werking. Wat als onredelijk wordt gezien, kun je controleren aan de hand van de ‘zwarte lijst’ in het Burgerlijk Wetboek, Boek 6. Dit is een lijst met bepalingen die verboden zijn in algemene voorwaarden. Ook is er een ‘grijze lijst’. Hierop vind je de grensgevallen: deze bepalingen zijn mogelijk onredelijk. Bij bepalingen uit de grijze lijst moet je zelf aantonen dat het gebruik in jouw specifieke situatie niet onredelijk is.

De algemene voorwaarden zijn opgesteld; en nu?

Nadat je de algemene voorwaarden hebt opgesteld ben je nog niet helemaal klaar. Er bestaat namelijk een informatieplicht. Wanneer je de voorwaarden niet met jouw klant hebt gecommuniceerd, heb je geen poot om op te staan bij een conflict. Je moet jouw klanten een redelijke mogelijkheid bieden om kennis te nemen van de algemene voorwaarden. Het uitgangspunt? De algemene voorwaarden zijn bekend bij de klant voor het sluiten van de overeenkomst. De voorwaarden kunnen op verschillende manieren kenbaar worden gemaakt. Zo kun je ze publiceren op je website of meesturen met de offerte. Wanneer je de voorwaarden op de website publiceert, moet de klant een optie hebben om de voorwaarden te downloaden.

Het is belangrijk om je algemene voorwaarden up-to-date te houden. Zo weet je zeker dat ze zijn aangepast aan de laatste, nieuwe regelgeving. Maar ook als je diensten of producten veranderd zijn, kan het nodig zijn om je algemene voorwaarden aan te passen.

Blijf up-to-date over het ondernemerschap en andere interessante informatie over het contractenrecht!

Bij Juristenblog.nl proberen we zo adequaat mogelijk te informeren over alles wat met contractenrecht te maken heeft. Vond je deze blog interessant? Houd dan ook zeker onze andere blogartikelen over contractenrecht in de gaten!