Een buitenlands document laten legaliseren: zo werkt het stap voor stap

Of je nu naar het buitenland verhuist, gaat solliciteren bij een buitenlands bedrijf of zelf een onderneming start over de grens: er is een aantal zaken waar je op moet letten. Bij je voorbereiding kom je waarschijnlijk al gauw het begrip ‘legalisatie’ tegen. Grote kans dat je geen flauw idee hebt wat dit begrip precies inhoudt.

Toch is het belangrijk om je ermee bezig te houden. Het heeft namelijk te maken met het officieel maken van belangrijke documenten die je in het buitenland nodig hebt. Wat legalisatie precies is en wanneer je het nodig hebt, lees je in dit artikel. Ook kom je meer te weten over hoe een buitenlands document laten legaliseren precies werkt.

Wat betekent het legaliseren van documenten?

Voor je begint met het laten legaliseren van buitenlandse documenten, is het handig om eerst te weten wat dat nou eigenlijk betekent. Legalisatie klinkt als een moeilijk woord, maar het komt erop neer dat er officieel wordt gecontroleerd of een document echt is en door de juiste instantie is afgegeven. Veel mensen denken dat de inhoud van zo’n document, wat er precies in staat, de doorslag geeft, maar dat is niet zo. Niemand beoordeelt of de tekst klopt of juist is. Het gaat puur om de bevestiging dat de handtekening en stempel officieel zijn, zodat buitenlandse instanties erop kunnen vertrouwen.

Hoe formeel dit wellicht ook klinkt, het is wel enorm belangrijk dat dit gebeurt. Stel dat je in Turkije gaat trouwen: dan moet je geboorteakte uit Nederland daar eerst officieel worden erkend. Of wat denk je van beginnen met een baan in Dubai? Je toekomstige werkgever daar moet zeker weten dat jouw Nederlandse diploma echt is. Ook bij een adoptie of het starten van een bedrijf in het buitenland speelt dit vaak een rol. Daarom is legalisatie verplicht. Kortom: steeds wanneer je met officiële documenten de grens overgaat, kan legalisatie onmisbaar zijn. Daarom is het goed om te weten wanneer legalisatie een must is.

Zo werkt het legaliseren van buitenlandse documenten

Het klinkt misschien ingewikkeld, maar het legaliseren van een buitenlands document valt meestal mee. Het gaat er vooral om dat je stap voor stap te werk gaat, zodat je zeker weet dat het document in het buitenland wordt geaccepteerd. Begin bijvoorbeeld met het juiste document. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar het moet echt geschikt zijn voor legalisatie: vaak is dat iets anders dan een gewoon printje of kopie. Daarna moet een officiële instantie het document ondertekenen. Dat kan een gemeente zijn, maar ook een school, rechtbank of een andere erkende instantie. Vervolgens moet het document naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Zij kijken of alles klopt en zetten er een stempel of handtekening op. 

Soms is er nog een extra stap nodig: een vertaling. Veel landen accepteren een document namelijk alleen als het in hun eigen taal is, maar een gewone, simpele vertaling is niet altijd voldoende. Voor officiële stukken zoals een diploma, geboorteakte of contract heb je een beëdigde vertaling nodig. Een beëdigde vertaling wordt gemaakt door een vertaler die bij de rechtbank beëdigd is en in het speciale register staat. Hij of zij zorgt ervoor dat de tekst precies klopt, plakt de vertaling aan het originele document en zet er een stempel en handtekening op. Daarmee ziet iedereen meteen dat het document officieel (en rechtsgeldig) is. En het belangrijkst: het wordt door dit proces vervolgens in het buitenland zonder problemen geaccepteerd.

Legalisatie en apostille: wat zijn de verschillen?

Ben je van plan om bepaalde belangrijke documenten te legaliseren, bijvoorbeeld voor een verhuizing naar het buitenland, dan is de kans groot dat je naast het begrip ‘legalisatie’ het begrip ‘apostille’ tegenkomt. Apostille lijkt namelijk veel op legalisatie, maar zit net even anders in elkaar. Een apostille is wél een vorm van legalisatie, maar geldt alleen tussen landen die het zogeheten Apostilleverdrag hebben getekend, zoals Albanië, Finland, Hongarije, Oman, Rwanda, Nederland en Oostenrijk. Nu vraag je je misschien af waarom hier een onderscheid in wordt gemaakt, maar bij apostille komen veel minder stappen kijken dan bij legalisatie.

Dit betekent dat je niet langs allerlei instanties hoeft, maar dat één stempel of verklaring van de rechtbank in Nederland al genoeg is. Vrijwel alle Europese landen doen mee aan het Apostilleverdrag, evenals enkele landen daarbuiten. Maar: er zijn ook landen die niet in deze lijst staan, zoals China en Turkije. Heb je documenten nodig die gelegaliseerd moeten worden voor deze landen? Dan is het alsnog nodig om het hele legalisatieproces te doorlopen. Dit kost over het algemeen meer tijd en moeite: voor een apostille ben je vaak al binnen een dag klaar. Legalisatie van documenten kan enkele weken in beslag nemen, zeker wanneer het langs verschillende instanties moet.

Waarom is het proces van legalisatie zo belangrijk?

Hoewel legalisatie op papier iets simpels lijkt waarvan je denkt dat het misschien niet nodig is, is het in de praktijk toch echt cruciaal. Beschik je in het buitenland namelijk niet over de juiste gecontroleerde papieren, dan kun je geweigerd worden om er te wonen en te werken. Stel je voor dat je met je diploma dat je in Nederland behaald hebt in het buitenland aan de slag wilt gaan, maar dat dit niet kan omdat het document niet gelegaliseerd is en/of vertaald is door een beëdigd vertaler? Dat is ontzettend zonde van je tijd, moeite en energie. Of een huwelijk dat in gevaar komt, omdat je niet over de juiste papieren beschikt.

Door het proces van legalisatie serieus te nemen en alles zorgvuldig te doorlopen, voorkom je dit soort problemen. Daarna kun je met een gerust hart naar het buitenland gaan. Je beschikt immers over de juiste papieren en de bevestiging dat alles echt is. Buitenlandse instanties moeten erop kunnen vertrouwen dat jouw Nederlandse documenten niet vals zijn en daarom is een legalisatie (of een apostille) onmisbaar. Kortom: door het legalisatieproces serieus te nemen en alles zorgvuldig te regelen, voorkom je problemen in het buitenland. Met gelegaliseerde documenten weet je zeker dat alles officieel in orde is en wordt geaccepteerd. Of je nu gaat werken, studeren, trouwen of een bedrijf start: zo bespaar je jezelf stress en gedoe.